ปกติการดำเนินงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะมีขั้นตอนที่ละเอียดซับซ้อน เนื่องจากจะต้องดูแลพนักงานในองค์กรทุกคน ในด้านการให้ข้อมูล การติดต่อสื่อสาร การรับสมัครพนักงานใหม่ การรับฟังความคิดเห็น เพื่อนำมาปรับปรุง และอื่นๆ อีกมากมาย จะเห็นว่าในบางขั้นตอนสามารถที่จะใช้ตัวช่วยอย่างเทคโนโลยีเข้ามาปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้ง่าย สะดวก และเป็นระบบมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ เราจะพาผู้อ่านที่อยู่ในแวดวงทรัพยากรบุคคลมาทำความรู้จักกับ HR Transformation ว่าคืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร หากนำมาใช้ในองค์กร
HR Transformation คืออะไร? ทำไมฝ่ายบุคคลต้องรู้
HR Transformation คือ กระบวนการปรับปรุงโครงสร้างการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ และเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจ โดยการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาบูรณาการการทำงานรูปแบบเดิม ยกระดับฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้กลายเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์องค์กร
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ หากเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ HR Transformation
หากฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังคงทำงานในรูปแบบเดิมๆ อาจทำให้พบกับความท้าทายในการจัดการงานให้มีประสิทธิภาพในอนาคต เพราะปัจจุบันโลกเดินหน้าเข้าสู่ยุคดิจิทัล จึงทำให้การแปลง HR Transformation จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในหลายด้าน ยกตัวอย่างเช่น
1. การทำงานและการเข้าถึงข้อมูล
ด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เช่น ระบบการจัดการข้อมูลบุคลากร (Human Resource Information System - HRIS) พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของตนเองได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน สิทธิประโยชน์ ลางาน หรือข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีอื่น ๆ เช่น แอปพลิเคชันมือถือสำหรับการเข้าถึงข้อมูลสำหรับพนักงานยังช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานและการติดต่อสื่อสารในองค์กรอีกด้วย
2. การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล
ระบบ (Human Resource Information System - HHRIS) และเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องสามารถช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลได้มากขึ้น ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลการจ้างงาน การลางาน การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน การพัฒนาทักษะ และการประเมินผลการทำงาน เมื่อมีระบบที่ใช้งานง่ายและรวดเร็ว สิ่งเหล่านี้ช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ
3. การพัฒนาทักษะและการเรียนรู้
HR Digital Transformation ช่วยให้สามารถพัฒนาทักษะและการเรียนรู้ของพนักงานได้อย่างต่อเนื่อง โดยการใช้แพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์ เทคโนโลยีเสมือนจริง (Virtual Reality) หรือแอปพลิเคชันการฝึกอบรมออนไลน์ พนักงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาการฝึกอบรมและเรียนรู้ได้ตลอดเวลาและที่สะดวกสบาย
4. การสื่อสารและการติดต่อสื่อสาร
การใช้เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยในการสื่อสารและการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร สามารถช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทีมงานและผู้บริหาร ยังช่วยให้การประสานงานระหว่างทีมงานที่ทำงานร่วมกันให้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. การเสนอแนะและการจัดการประสิทธิภาพ
HR Digital Transformation ช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและความรวดเร็วในการเก็บรวบรวมข้อมูล เพื่อวิเคราะห์และสร้างข้อมูลที่มีคุณค่าสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ
5 แนวทางปฏิวัติทำ HR Transformation ในองค์กร
HR Transformation เป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและความพยายามในการดำเนินงาน องค์กรควรมีการวางแผนที่รอบคอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ และจากที่ได้ทราบไปแล้วว่า HR Transformation คืออะไร? ในหัวข้อนี้จะขอพาผู้อ่านมาดู 5 แนวทางปฏิวัติทำ HR Transformation ในองค์กร
1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน
ขั้นตอนแรกที่สำคัญของกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล HR Transformation คือการตั้งเป้าหมายและกลยุทธ์ที่ชัดเจนอย่างสมเหตุสมผล ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น เป้าหมายต้องการที่จะพัฒนาทรัพยากรบุคคล สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง หรือต้องการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้เข้าสอดคล้องกับยุคดิจิทัล รวมถึงจุดประสงค์เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน กำหนดแผนงาน และกำหนดสิ่งที่จะวัดและติดตามในกระบวนการ HR Transformation ซึ่งการตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเป็นพื้นฐานสำหรับกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล และเป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับความท้าทายในอนาคตที่อาจเผชิญ
2. วิเคราะห์ปัญหาและแนวทางการปฏิบัติ
ทำการวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการที่มีอยู่ในการดำเนินการ HR ในองค์กรของคุณ สำรวจกระบวนการที่มีอยู่และจุดอ่อนที่อาจจะต้องปรับปรุง เช่น ระบบการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลที่ไม่เป็นระบบหรือกระบวนการที่เบิกบาน เพื่อทำให้คุณสามารถกำหนดแนวทางการปฏิบัติที่เหมาะสมและทันสมัยเพื่อแก้ไขปัญหาและปรับปรุงกระบวนการในอนาคต
3. สร้างความรู้ ความเข้าใจในองค์กร
การเปลี่ยนแปลงและการทำ HR Transformation จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดังสูงไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการในองค์กร จึงจำเป็นต้องฝึกอบรมให้พนักงานเข้าใจถึงความสำคัญและประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงในการดำเนินงานทรัพยากรบุคคล อาจมีการจัดการประชุมหรือการฝึกอบรมเพื่อเป็นทางเลือกในการสื่อสารและแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานเกี่ยวกับ HR Transformation ที่จะเกิดขึ้นและวิธีการปรับตัวที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลง
4. การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม
ระบบเก่าที่ซ้ำซ้อนจะต้องถูกแทนที่ โดยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ดีและเหมาะสมกับบริบทขององค์กร วิธีการเลือกเทคโนโลยีเพื่อนำมาแก้ปัญหาของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้นำอาจต้องสำรวจปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนว่ามีจุดไหนที่ควรปรับเพื่อลดขั้นตอนการทำงานลงได้ เช่น การบันทึกเวลาเข้าและออกของพนักงาน การบันทึกวันลางาน การแจ้งประกาศต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งในปัจจุบันได้มีแพลตฟอร์มให้บริการมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Toggl, HourStack, Timely, TrackingTime และ RescueTime รวมทั้งระบบบริหารจัดการประสิทธิภาพ (Performance Management System), แพลตฟอร์มการฝึกอบรมออนไลน์ เป็นต้น ดังนั้น ควรทำการวิเคราะห์เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร และระบบที่มีอยู่แล้ว พร้อมพิจารณาประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีเหล่านี้
5. ประเมินผลการปฏิบัติงาน
ส่วนสุดท้ายของ HR Transformation คือการประเมินผล ซึ่งการทำงานหากต้องการให้เห็นผล จำต้องมีการวัดผล เพื่อประเมินถึงผลการดำเนินงานที่ได้บรรลุไป สิ่งนี้จะช่วยทำให้เห็นความท้าทาย ปัญหาที่ต้องเผชิญ ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ความท้าทายของการใช้งานเทคโนโลยี
ความท้าทายขององค์กรเมื่อเปลี่ยนเข้าสู่ HR Transformation
การเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ HR Transformation สามารถช่วยให้องค์กรปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงานทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับยุคดิจิทัล อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มักมาพร้อมกับความท้าทายที่ต้องเผชิญ
• การเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมขององค์กร
HR Transformation ไม่เพียงแค่เปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของทรัพยากรบุคคล แต่ยังส่งผลถึงการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมภายในองค์กร ที่อาจเกิดขึ้นทั้งในระดับผู้บริหารและพนักงานทั้งหมด ผู้นำจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง และให้ความรู้กับพนักงานในการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
• ความสมดุลในการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลง
HR Transformation อาจทำให้เกิดผลกระทบต่อสมดุลในการบริหารจัดการ เช่น ไม่เกิดการร่วมมือระหว่างทีมงาน HR และแผนกอื่น ๆ ในองค์กร ซึ่งการสร้างความสมดุลในการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการ HR Transformation เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างเหมาะสม และมีได้ผลประโยชน์สูงสุด โดยสามารถสร้างสมดุลในเรื่องของการสนับสนุนช่วยให้ทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ และความสำคัญของการทำ HR Transformation
• ความพร้อมทางเทคโนโลยี
HR Transformation อาจเกี่ยวข้องกับการดำเนินการเทคโนโลยีที่ต้องการการพัฒนาและการสร้างความพร้อมในองค์กร นี่อาจเป็นที่ท้าทายหากองค์กรไม่มีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับการใช้เทคโนโลยีใหม่ การสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีและการอบรมพนักงานเพื่อให้พวกเขาเข้าใจและใช้เทคโนโลยีในกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญ
• การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง
การดำเนินการ HR Transformation อาจต้องการการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น การสร้างแผนการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนและการสื่อสารที่เป็นระบบให้แก่พนักงานสำคัญเพื่อให้พวกเขาเข้าใจและรับรู้การเปลี่ยนแปลงจะเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการการ HR Transformation
• การติดตามและวัดผล
การวัดและติดตามผลการ HR Transformation เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทราบว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลในการปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและผลการดำเนินงานทรัพยากรบุคคล องค์กรควรติดตามตัวชี้วัดที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้และปรับปรุงการดำเนินงานตามความ
เลือกที่ปรึกษา TIME Consulting ช่วยวางแผน HR Transformation
การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี (Technology Disruption ) ในปัจจุบัน ได้เข้ามาเป็นส่วนสำคัญต่อองค์กรมากขึ้น โดยเฉพาะฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล (Human Resource) ที่จะต้องทำงานท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงนี้ ในการทำงานร่วมกันของบุคลากร HR Transformation จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นที่องค์กรควรตระหนัก และต้องวางแผนในการเริ่มดำเนินการ TIME Consulting ที่ปรึกษาธุรกิจดิจิทัล จะเป็นตัวช่วยองค์กรของคุณในการวางแผน HR Transformation ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงสิ้นสุดกระบวนการ เช่น การปรับเปลี่ยนทัศนคติกระบวนการทำงานด้วย Digital Mindset การเพิ่มทักษะความรู้ความสามารถ และการปรับตัวของบุคลากร เพื่อให้เกิดเป็น Digital Culture ในการขับเคลื่อนองค์กร เป็นต้น ด้วยทีมผู้เชี่ยวชาญมากประสบการณ์ในการวางแผนจะช่วยให้องค์กรของคุณปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเข้าสู่ HR Transformation อย่างมีประสิทธิภาพ
ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นกองกำลังสำคัญในการเฟ้นหาคนเก่งๆ เข้าสู่องค์กร การทำ HR Transformation ช่วยให้องค์กรเตรียมความพร้อมในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในตลาดแรงงาน องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการทรัพยากรบุคคล เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ และใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก ซ้ำซ้อน เพื่อให้องค์กรสามารถเป็นผู้นำในการแข่งขันในตลาดแรงงานที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพและยืดหยุ่น