การตัดสินใจอนุมัติงบประมาณให้กับโครงการต่าง ๆ นับเป็นหัวใจสำคัญขององค์กร เนื่องจากงบประมาณที่จำกัดจำเป็นต้องถูกจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้เกิดผลตอบแทนที่คุ้มค่าที่สุด การเลือกโครงการที่เหมาะสมจึงต้องอาศัยกระบวนการตัดสินใจที่รอบคอบและเป็นระบบ โดยมีเครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์ และประเมินผลกระทบของแต่ละโครงการ เพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถเลือกโครงการที่สอดคล้องกับเป้าหมายมากที่สุด
บทความนี้จะนำเสนอเครื่องมือที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการพิจารณาการตัดสินใจลงทุนในโครงการ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและมีเหตุผล
ความสำคัญของการพิจารณาการอนุมัติงบประมาณโครงการ
ความสำคัญของการประเมินโครงการก่อนการตัดสินใจลงทุนในโครงการนั้น องค์กรโดยส่วนใหญ่มักมีกระบวนการการประเมินเบื้องต้น เช่น การกำหนดเป้าหมายที่ต้องการบรรลุ แผนปฏิบัติการ ประเมินงบประมาณที่ต้องการ และวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโครงการในด้านต่าง ๆ เป็นต้น โดยเนื้อหาในหัวข้อนี้เราจะนำเสนอการเพิ่มกระบวนการการทำแบบประเมินโครงการเพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจในการอนุมัติงบประมาณ ซึ่งแบบประเมินโครงการอนุมัติงบประมาณจะช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์โดยตรง จากการตัดสินใจที่แม่นยำและรอบคอบมากขึ้น เนื่องจากการประเมินช่วยให้มองเห็นความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการล่วงหน้า ทำให้สามารถวางแผนรับมือและลดความเสียหายได้ และช่วยให้องค์กรการจัดสรรงบประมาณให้กับโครงการที่มีศักยภาพสูงสุด ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
แนวทางการประเมินโครงการ
แนวทางการประเมินโครงการก่อนการตัดสินใจลงทุนในโครงการ โดยหลักจะมีการยก 3 กรอบแนวคิดที่นิยมใช้กับการประเมินโครงการต่าง ๆ ของทั้งทางภาครัฐและเอกชน ได้แก่ 1) หลักการห่วงโซ่ของผลการดำเนินงาน หรือ Result Chain 2) กรอบแนวคิดการประเมินโครงการ OECD/DAC และ 3) การตั้งตัวชี้วัดด้วยกรอบแนวคิด SMART
1. หลักการห่วงโซ่ของผลการดำเนินงาน หรือ Result Chain เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผน ติดตาม และประเมินผลโครงการ โดยมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการบรรลุ ประกอบด้วยปัจจัยนำเข้า เช่น งบประมาณ บุคลากร และทรัพยากรอื่น ๆ กระบวนการคือ กิจกรรมการดำเนินงาน ถัดมาคือผลผลิตที่เกิดจากการดำเนินงาน จากนั้นเป็นผลลัพธ์คือ การใช้ประโยชน์หรือผลจากผลผลิต และสุดท้าย ผลกระทบ คือวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายระยะยาวของโครงการ ซึ่งสามารถนำมาใช้กำหนดเป้าหมาย ระบุกิจกรรม กำหนดตัวชี้วัด ตลอดจนระบุสมมติฐานหรือปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จ และสุดท้ายเป็นการติดตามประเมินผล รวมทั้งแนวทางการประเมินนี้มีประโยชน์หลายด้าน ได้แก่ ช่วยให้สามารถกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ช่วยในการระบุปัญหาอุปสรรค ตลอดจนการติดตามความคืบหน้า สามารถเรียนรู้และปรับปรุงโครงการในอนาคต เป็นต้น
2. กรอบแนวคิดการประเมินโครงการ OECD/DAC เป็นกรอบที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั้งในระดับองค์กรและภาครัฐขนาดใหญ่ รวมถึงการตัดสินใจในระดับโครงการ กรอบนี้ประกอบด้วย 5 ด้าน ได้แก่ 1) ด้านความสอดคล้อง 2) ด้านประสิทธิผล 3) ด้านประสิทธิภาพ 4) ด้านผลกระทบ และ 5) ด้านความยั่งยืน ซึ่งจุดเด่นของกรอบนี้คือ มุ่งเน้นการวัดผลกระทบและความยั่งยืนของโครงการซึ่งสะท้อนผลในระยะยาว ส่งผลให้ผู้รับผิดชอบโครงการและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องใส่ใจในการดำเนินงานตั้งแต่เริ่มต้นจนการดำเนินการแล้วเสร็จ โดยตัวอย่างในการนำกรอบของ OECD ดังกล่าวมาใช้ในการประเมินการยื่นข้อเสนอโครงการ
3. เมื่อได้หัวข้อหรือประเด็นที่ต้องการประเมินตามกรอบของ OECD แล้ว ต้องมีการนำหลักการ SMART มาใช้ในการตั้งตัวชี้วัดสำหรับประเด็นต่าง ๆ ทั้งตัวชี้วัดที่เป็นเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ซึ่ง SMART ประกอบด้วย 1) S Specific 2) M Measurable 3) A Achievable 4) R Realistic และ 5) T Timeliness การใช้หลักการ SMART ร่วมกับกรอบ OECD ช่วยให้การประเมินผลเป็นไปอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยตัวชี้วัดที่ได้จะช่วยให้เราสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการหรือนโยบาย ตรวจสอบผลกระทบที่เกิดขึ้น และปรับปรุงการดำเนินงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
จากการนำหลักการทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นหลักการห่วงโซ่ของผลการดำเนินงาน หรือ Result Chain, การนำกรอบแนวคิดการประเมินโครงการ OECD/DAC, การนำหลักการ SMART มาใช้ในการชี้วัดเป็นการผสมผสานแนวคิดที่เป็นสากล และได้ผลดีในการประเมินโครงการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยจะช่วยให้การประเมินโครงการมีความชัดเจน มีระบบ และสามารถวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรมมากขึ้น
สรุป
การประเมินโครงการช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการดำเนินงาน และเพิ่มความมั่นใจในการตัดสินใจ การมีเครื่องมือประเมินโครงการที่เป็นระบบและครอบคลุมจะช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจเลือกโครงการที่เหมาะสมและมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงสุดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ที่มา : winderl.net, oecd.org, forbes.com