ในยุคที่ข้อมูลกลายเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ องค์กรที่สามารถขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจะได้รับประโยชน์จากการใช้ข้อมูล ซึ่งการนำข้อมูลมาประกอบการตัดสินใจ หรือการทำงานไม่เพียงแค่ช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นปัจจัยสำคัญที่แสดงให้เห็นถึงการเป็นองค์กรที่มีความยืดหยุ่นในการปรับตัวตามเปลี่ยนแปลงของตลาดด้วยการอ้างอิงจากข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ อย่างไรก็ตาม การเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมีความท้าทายไม่น้อยในด้านทักษะการจัดการข้อมูล และความรู้ความเข้าใจในการนำข้อมูลเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร ฉะนั้น เราจะทำอย่างไรให้สามารถผลักดันให้องค์กรกลายเป็น “องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล”
โดยในบทความนี้เราจะพาทุกท่านมาร่วมค้นหาวิธีการในการผลักดันองค์กรให้เป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนข้อมูล หรือ “Data-Driven Organization” โดยเริ่มตั้งแต่รายละเอียดของความหมาย Data-Driven Organization ว่าคืออะไร? ไปจนถึงวิธีการสร้างวัฒนธรรมองค์กร หรือ Data Driven Culture และทุกท่านจะได้พบกับกรณีศึกษาขององค์กรชั้นนำที่ได้นำข้อมูลเข้ามาต่อยอดพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน
Data-Driven Organization คืออะไร?
องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล หรือ Data-Driven Organization คือ องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจ วางแผนกลยุทธ์การตลาดและการดำเนินงานในทุกระดับ โดยข้อมูลที่นำมาใช้จะต้องมีปริมาณที่มาก มีความหลากหลาย รวดเร็ว และถูกต้อง และการที่จะเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ทางผู้ที่เกี่ยวข้องจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้นำข้อมูลเข้ามาใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะต้องพัฒนาระบบการจัดเก็บข้อมูลให้เหมาะสม ซึ่งสามารถทำได้โดยการนำเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วย เช่น Machine Learning, Cloud Storage, Big Data Analytics เป็นต้น เพื่อเป็นแนวทางในการสกัดความรู้และเห็นภาพรวมขององค์กรจากข้อมูลที่มีอยู่
ประโยชน์ของการเป็น Data-Driven Organization
จากที่รู้ความหมายขององค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล หรือ Data-Driven Organization คืออะไรกันไปแล้ว หัวข้อนี้จะพูดถึงประโยชน์ของ Data-Driven Organization ที่ควรรู้ ซึ่งประโยชน์ขององค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล มีดังนี้
1. ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น (Efficiency)
ความสำเร็จจะเกิดขึ้นได้เร็วขึ้นจากการที่ทุกคนรู้และเข้าใจในข้อมูลที่จำเป็น สามารถทำให้ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นมีประสิทธิภาพและช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและแม่นยำได้ เนื่องจากข้อมูลจะสนับสนุนการตัดสินใจจากหลักฐาน อีกทั้งหลักเกณฑ์การใช้ข้อมูลที่ชัดเจนจะช่วยลดความเสี่ยง และเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจอีกด้วย
2. ลดต้นทุน (Optimizing Costs)
การใช้ข้อมูลเชิงลึกจากการวิเคราะห์ข้อมูล องค์กรสามารถระบุพื้นที่ที่มีศักยภาพในการลดต้นทุนได้ ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจใช้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น แหล่งที่มาของค่าใช้จ่ายต่างๆ ขององค์กรนั้นมาจากไหนบ้าง แล้วมีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้มั้ย หรือมีค่าใช้จ่ายใดบ้างที่ควรลดหรือกำจัด
3. การพัฒนาด้านการทำงานร่วมกัน (Collaboration Improvement)
การตั้งเป้าหมายหลักให้เป็นการรวบรวมข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและโอกาสใหม่ๆ พร้อมทั้งเพิ่มโอกาสให้พนักงานได้สื่อสารกัน และปรึกษาเพื่อตัดสินใจบางอย่างร่วมกันเพิ่มมากขึ้น
4. ความสามารถในการกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสม (Right Audience)
ข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการนำมาตัดสินใจและขับเคลื่อนธุรกิจ และข้อมูลของลูกค้าจะช่วยให้องค์กรเข้าถึงวิธีที่ดีที่สุดในการกำหนดเป้าหมายและกำหนดลูกค้าที่เหมาะสม พร้อมทั้งจะทำให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้นจากขอบเขตกลุ่มเป้าหมายที่แคบลง
5. ความมั่นคงในตลาด (Relevant in the Market)
ข้อมูลช่วยให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่ผู้บริโภคต้องการ รวมถึงช่วยให้คุณก้าวทันการแข่งขันในตลาดและก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับตลาดยุคใหม่ โดยการใช้ข้อมูลเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยลดความเสี่ยงลง ส่งผลทำให้ธุรกิจของคุณยั่งยืน
ขั้นตอนการผลักดันองค์กรสู่ Data-Driven Organization
หัวข้อนี้จะอธิบายถึงขั้นตอนการขับเคลื่อนองค์กรของคุณให้สามารถเป็นองค์กรที่สามารถนำข้อมูลมาใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างสมบูรณ์ สิ่งสำคัญองค์กรจะต้องได้รับความร่วมมือของบุคลากรในการผลักดันองค์กรให้เข้าสู่ Data-Driven Organization ซึ่งประกอบด้วย
1. สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อต่อการใช้ข้อมูล (Data-driven Culture)
องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล หรือ Data-Driven Organization ต้องเริ่มต้นด้วยส่วนที่เป็นรากฐานของบริษัท โดยการปรับวัฒนธรรมองค์กรให้เหมาะสมกับการทำงานด้วยการนำข้อมูลมาใช้เป็นหลัก ซี่งมีด้วยกัน 4E ดังนี้
Education: ก่อนที่บุคลากรจะเริ่มใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ สิ่งแรกที่อยากให้ตระหนักถึงคือ บุคลากรในองค์กรควรที่จะมีความรู้ ความเข้าใจในการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ ซึ่งองค์กรสามารถจัดจ้างหรือคัดสรรบุคคลที่มีองค์ความรู้เข้ามาจัดอบรมเทรนนิ่งแก่บุคลากรในองค์กร เพื่อส่งเสริมให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูล และสามารถใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การอบรมทักษะด้านการวิเคราะห์ข้อมูล ฝึกปฏิบัติการวิเคราะห์ข้อมูล แลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับข้อมูล อย่างไรก็ตาม ทางด้านผู้บริหารองค์กรควรเป็นผู้นำในการผลักดันการเปลี่ยนแปลง และสร้างทัศนคติเชิงบวกต่อการใช้ข้อมูลให้กับพนักงานทุกคน
Engagement: ต่อมาทุกคนในองค์กรต้องมีส่วนร่วมในการใช้ข้อมูล หลังจากที่มีความรู้จากการเข้าใจข้อมูล องค์กรจะต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร เปิดกว้างสำหรับการสนทนาที่เกี่ยวกับข้อมูลในทีมและระหว่างทีม และหยุดการใช้ HiPPO (highest paid person’s opinion) หรือการพึ่งพาความคิดเห็นของบุคคลที่มีรายได้สูงสุด
Enablement: ถัดมาองค์กรต้องมอบอำนาจในการใช้เครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นแก่พนักงาน และสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการใช้ข้อมูล เพื่อให้พนักงานมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานของพวกเขา
Elimination: อย่างสุดท้ายองค์กรต้องกำจัดสิ่งที่ปิดกั้นข้อมูล เมื่อคุณเปลี่ยนมาใช้ Data-driven Culture คุณต้องเปลี่ยนด้วยการบังคับพนักงาน ไม่ใช่เปลี่ยนแบบให้ทางเลือก และทุกคนต้องถือว่าข้อมูลเป็นทรัพย์สินขององค์กร ไม่ใช่ทรัพย์สินของแผนกตัวเอง ขั้นตอนนี้สำคัญเพราะหากไม่กำจัดสิ่งเหล่านี้ องค์กรของคุณจะมีอุปสรรค์ต่อการพัฒนาได้
2. สร้างข้อปฏิบัติเพื่อดูแลข้อมูล (Data Governance)
ธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ “Data Governance” คือ การกำกับดูแลข้อมูล ตั้งแต่เริ่มกระบวนการและโครงสร้างที่ใช้ในการจัดการและควบคุมข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งการกำกับดูแลข้อมูลถือเป็นรากฐานสำคัญในองค์กรขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เพื่อเป็นการแสดงเจตจำนงและสร้างความมั่นใจให้แก่บุคลากร คู่ค้า และทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง ว่าข้อมูลที่ถูกจัดเก็บนั้นจะถูกใช้งานอย่างเป็นระบบ ปลอดภัย และไม่ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ทั้งนี้ ในการสร้างข้อปฏิบัติเพื่อดูแลข้อมูล Data Governance องค์กรสามารถขอคำแนะนำจากที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านออกแบบและพัฒนาแผนการกำกับดูแลข้อมูล เพื่อให้ได้รับคำแนะนำและแนวทางที่ถูกต้อง ประหยัดเวลาและทรัพยากร และลดความเสี่ยงในข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น
3. การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-driven Decision Making)
Data-driven Decision Making การใช้ข้อเท็จจริงเป็นตัวชี้วัดข้อมูลเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายและความคิดริเริ่มของคุณ หมายความว่าทุกคน ไม่ว่าคุณจะเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจ ผู้จัดการฝ่ายขาย หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ก็จะได้รับมอบอำนาจในการตัดสินใจด้านข้อมูล กระบวนการนี้จะเป็นขั้นตอนที่บริษัทและองค์กรได้นำเอาข้อมูลมาใช้เป็นหลักการในการช่วยตัดสินใจที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางต่างๆ ยกตัวอย่าง Data-driven Decision Making จาก Lufthansa Group กลุ่มบริษัทการบินระดับโลกที่มีบริษัทในเครือกว่า 550 แห่ง ช่วงแรกเขาไม่มีความมั่นคงในการรายงานการวิเคราะห์ผล เพราะแต่ละแผนกมีระบบการรายงานผลที่ต่างกัน หลังจากการปรับมาใช้แพลตฟอร์มการวิเคราะห์ข้อมูลเพียงรูปแบบเดียว ส่งผลให้พวกเขาทำงานได้เร็วขึ้น ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น และเพิ่มความเป็นอิสระของแผนก
4. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม (Right Technology)
เทคโนโลยีที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กับส่วนอื่น ๆ เพื่อผลักดันองค์กรสู่ Data-Driven Organization ได้อย่างบรรลุเป้าหมาย ผ่านการจัดหาอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์ข้อมูล เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ดี ความเหมาะสมกับความต้องการ และงบประมาณ ซึ่งสามารถพิจารณาจากปริมาณและประเภทของข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ ระดับความซับซ้อนของการวิเคราะห์ที่ต้องการ และจำนวนผู้ใช้ซอฟต์แวร์และเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล เป็นต้น นอกจากนี้ องค์กรยังควรพิจารณาถึงปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็นชื่อเสียงของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ และแนวโน้มของเทคโนโลยีในอนาคต
Data Analytics กระบวนการสำคัญของ Data-Driven Organization
Data Analytics หรือการวิเคราะห์ข้อมูล เป็นกระบวนการของการนำข้อมูลมาตรวจสอบ เพื่อค้นหาแนวโน้มหรือข้อสรุปของข้อมูลที่มีอยู่ เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึก (Insight) หรือข้อสรุปที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์โดยการทำ Data Analytics มักจะใช้ระบบหรือซอฟต์แวร์มาช่วยในการวิเคราะห์ให้สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น Data Analytics จึงเป็นกระบวนการที่สำคัญของการทำ Data-Driven สำหรับองค์กร ในการเป็นขั้นตอนที่จะนำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์มาใช้ประโยชน์จะเห็นได้จากการศึกษาของ McKinsey Analytics ที่ทำการสำรวจผู้บริหารระดับสูงทั่วโลกจำนวน 575 คน จากหลากหลายอุตสาหกรรม โดยการเปรียบเทียบผลการสำรวจในระยะเวลา 3 ปี พบว่าในมุมมองของผู้บริหาร “Data and Analytics” เข้ามาเปลี่ยนแปลงอุตสาหกรรมและการดำเนินธุรกิจอย่างรวดเร็ว ซึ่งข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ได้เข้ามาช่วยพัฒนาการวางกลยุทธ์ขององค์กรและวาง Roadmap ให้องค์กรไปสู่ความสำเร็จได้ และมีปัจจัยสำเร็จสำคัญคือการวางกลยุทธ์และแนวทางการดำเนินงานด้วยข้อมูลเชิงลึก โดย Data Analytics นี้เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานหรือการตัดสินใจ อย่างเช่น Netflix และ Spotify
กรณีศึกษาของ Data-Driven Organization
Netflix บริการสตรีมมิงที่นำเสนอความบันเทิงหลากหลายรูปแบบระดับโลก กับการทำ data analytic
เพื่อให้เห็นภาพได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้นเราจะขอยกหนึ่งในตัวอย่างสำคัญอย่าง Netflix ที่ได้ทำการกำหนดข้อมูลในการโฆษณา โดยยึดข้อมูลจากหลากหลายส่วน โดย Netflix จะรวบรวมข้อมูลต่างๆ จากผู้ใช้ เช่น ความคิดเห็น ฟีดแบ็ก และพฤติกรรมการใช้งาน จากนั้น Netflix จะใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อวิเคราะห์และตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ โดยการนำพฤติกรรมที่ค้นพบมาช่วยพัฒนารูปแบบของ streaming ดังนี้ อันดับวีดีโอส่วนตัว, อันดับรายการที่คล้ายคลึง มักจะขึ้น “เพราะคุณดู...”, และรายการที่กำลังเป็นที่นิยมในขณะนั้น โดนใช้อัลกอริทึ่มช่วยจับและแสดงความนิยมต่อภาพยนตร์ ซีรีย์ และรายการในช่วงเวลานั้น เช่น นิยมในช่วงเทศกาลนั้นๆ ,นิยมในช่วงเวลาสั้นๆ เช่น ช่วง โควิด work from home เป็นต้น
Spotify ธุรกิจ Streaming เพลงดังระดับโลก กับการทำ Data Analytic
Spotify นำ Data analytic นำข้อมูลเชิงลึกของผู้ใช้โดยมี AI ที่คอยเก็บข้อมูลของ User และช่วยหาเพลงใหม่ๆ ที่ผู้ใช้งานไม่เคยฟังแต่มีสไตล์คล้ายๆกันมาให้ รวมถึงช่วยในการโปรโมตให้แบบฟรีๆ ที่ตรงกับความสนใจและรสนิยมของผู้ใช้แต่ละคน โดยจัดเป็น Playlist ต่างๆมาใช้เพื่อดึงดูด User ได้แก่ Made for You, Based on Your Recent Listening, Recommendation for You, Your Top Mixes, Uniquely Yours และ More of What You Like
จากที่ได้เห็นจากตัวอย่างข้างต้น Netflix และ Spotify เป็น Streaming platform ที่ประสบความสำเร็จเป็นอย่างมาก ซึ่งส่วนหนึ่งที่ทำให้ Netflix และ Spotify สามารถประสบความสำเร็จได้ในระดับนี้ก็คือการที่ Netflix และ Spotify เป็น Data Driven Organization ที่นำเอาข้อมูลที่ตนเองมีมาใช้อย่างตรงจุดและเกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้นมันอาจจะถึงเวลาของเราแล้วก็ได้ที่จะเริ่มนำเอาข้อมูลที่เรามีอยู่มาเพื่อยกระดับองค์กรของเราให้เป็น Data Driven Organization เพื่อการเติบโตที่มากยิ่งขึ้น
สรุป
องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล หรือ Data-Driven Organization จะช่วยตอบโจย์การบริหารในยุคใหม่ ด้วยวิธีการปรับให้วัฒนธรรมองค์กรเปิดกว้างกับข้อมูล สร้างข้อปฏิบัติเพื่อดูแลข้อมูล ใช้เทคโนโลยีและ มีการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ก็จะช่วยให้องค์กร มีประสิทธิภาพดีขึ้น และมั่นคงในตลาดมากยิ่งขึ้น
อ้างอิง
- 2566. ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องเป็น Data-Driven Organization และมีความสําคัญอย่างไร. สืบค้น 17 สิงหาคม 2566, จากhttps://www.talance.tech/blog/why-organizations-must-become-data-driven-organization/.
- The conceptual framework for data-driven decision making (Mandinach et al., 2006)
- Catch them if you can – How leaders in data and analytics have pulled ahead, McKinsey Analytics