ปัจจุบันรูปแบบการทำงานในยุคที่เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และสถานการณ์การระบาดของโรคโควิด19 ที่ส่งผลต่อพฤติกรรมการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลงไป แนวคิดการทำงานแบบ Agile และ Flexible methodology จึงเป็นแนวคิดที่จะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้ ในหลาย ๆ องค์กรจึงพยายามปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงาน เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินธุรกิจ โดยนำแนวคิดการทำงานแบบ Agile และ Flexible เข้ามาปรับใช้ ซึ่งแนวคิดการทำงานทั้งสองแบบนั้นจะแตกต่างกันอย่างไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร ในบทความนี้ จะขอพาผู้อ่านทุกคนมาร่วมศึกษาไปพร้อมๆกัน
Agile คืออะไร ?
แนวคิดการทำงานแบบ Agile คือรูปแบบการทำงานที่เน้นความคล่องตัว มีความยืดหยุ่น พร้อมปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานได้ตลอดเวลาเพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายด้วยทีมงานที่เหมาะสม จบงานได้ในทีมเดียว แบบรวดเร็ว โดยวิธีการทำงานแบบ Agile จะเป็นลักษณะที่ทำงานไป รับ feedback ไป และสามารถลงมือแก้ไขได้โดยไม่ต้องผ่านลำดับขั้นในการขออนุมัติก่อน ถึงจะลงมือแก้ไขได้ เพราะจะเสียเวลา ถือเป็นการลดขั้นตอนในการทำงาน
วิธีการสร้างรูปแบบการทำงานแบบ Agile
วิธีการปรับเพื่อสร้างการทำงานแบบ Agile สามารถแบ่งออกเป็น 5 วิธี ดังนี้
การแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ (Sprint planning) คือการทำงานที่สามารถส่งมอบงานบางส่วน โดยไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะเสร็จทั้งหมด และทยอยส่วนที่เหลือในรอบต่อๆ ไป เพื่อตอบสนองธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง และความต้องการของผู้ใช้งานที่เปลี่ยนแปลงบ่อย
การทำงานโดยใช้ Task board (Print Execution) คือการทำงานโดยแบ่งสถานะเป็น To-do, Doing, and Done เพื่อให้ทุกคนในทีมได้อัปเดตและเห็นงานทั้งหมดร่วมกัน
การมีประชุมสั้นๆ ก่อนเริ่มงานทุกวัน (Daily meeting) เป็นการที่ทุกคนบอกกับทีมว่าวันนี้จะทำอะไร เราติดปัญหาอะไรอยู่ และต้องการความช่วยเหลืออย่างไร เพื่อเพิ่มความกะตือรือร้นในการทำงาน อาจมีการใช้ ‘standup meeting’ หรือยืนประชุมเพื่อป้องกันการประชุมที่นานเกินไป
การรีวิวและทดสอบงานในทุกๆ ช่วงการดำเนินงาน (Sprint Review) เป็นการทดสอบว่าเราทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ผลลัพธ์ที่ได้ตลอดรอบการดำเนินงานเป็นอย่างไรมีส่วนใดที่เกิดปัญหาและมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
การวิเคราะห์วิธีการทำงานที่ผ่านมาเพื่อการพัฒนา (Retrospective) เป็นการที่ทีมร่วมกันทบทวนวิธีการทำงานที่ผ่านมา โดยคิดว่าอะไรที่ Good – ทำมาดีแล้วควรทำต่อไป Bad –อะไรที่เป็นปัญหาสมควรแก้ไข และ
กรอบแนวทางการทำงานแบบ Agile (Agile Methodology)
Agile Methodology คือ เป็นกรอบแนวทางการทำงานแบบภาพกว้าง บริหารงานโดยเน้นบุคคลผ่านกระบวนการที่ดี ในรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นปรับไปตามความต้องการของลูกค้า อันได้แก่
Scrum เป็นกรอบความคิดฉบับสั้นโดย โฟกัสที่ปัญหา หาสาเหตุของปัญหาที่มีความสลับซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงไวได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อตอบรับการทำงานเป็นทีม ที่มีความยืดหยุ่น
Lean คือคอนเซปต์ที่ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ทั้งเรื่องของคนหรือตำแหน่งทับซ้อนกัน อาจจะทำการแบ่งเป็นทีมเล็กเพื่อทำงาน เพื่อให้ขั้นตอนและวิธีการต่างๆ ลดลง รวมถึงลดการใช้ ทรัพยากรสิ้นเปลือง เพื่อให้คนทำงานจัดการงานได้อย่างสะดวก รวดเร็วขึ้น เพื่อช่วยลดงบประมาณบริษัท
Kanban คือการมุ่งเน้นปลายทางของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ โดยมองที่วิธีการเป็นหลัก อาจแบ่งคนออกเป็นทีมย่อย เพื่อความรวดเร็วในการตัดสินใจ ทั้งยังใช้เทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยให้คนทำงานสะดวกขึ้น เข้าถึงง่ายตรวจสอบได้ว่างานดำเนินไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว
วิธีปรับองค์กรให้เป็น Agile Organization
Agile Organization คือ องค์กรที่สามารถปรับตัวและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ผ่านการปรับเปลี่ยนแนวคิดและสร้างทัศนคติใหม่ (New Mindset) เพื่อการทำงานที่รวดเร็ว และคล่องตัวกว่าเดิม ซึ่งวิธีง่ายๆ ที่จะเปลี่ยนองค์กรของคุณให้กลายเป็น Agile มีด้วยกัน 4 ขั้นตอน
1. วางแผนการทำงานแบบทีมเล็กๆ
วางแผนการทำงานที่ไม่เน้นการสั่งการจากบนลงล่าง แต่เน้นการแชร์ความรู้ เป้าหมาย และมอบหมายการจัดการเพื่อนำเสนอสิ่งต่างๆ ควรมีผู้มีอำนาจตัดสินใจในทีม ที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ Product นั้นๆ เพื่อลดลำดับขั้นการบัญชาการ ทำให้การทำงานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2. แบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลง
Agile เป็นการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการ Sprint หรือการทำงานแบบเร่งจังหวะสั้นๆ เร็วๆ หลายๆ ครั้ง เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ ได้ทันท่วงที มากกว่าแผนการรูปแบบยาวๆ ดังนั้นการประชุมสั้นๆ วันละครั้งให้ทุกคนรับรู้ว่าวันนั้นต้องทำอย่างไร มีการอัปเดตความคืบหน้างานอยู่บ่อยๆ จะเหมาะกับการ Agile แต่ทั้งนี้ต้องดูความเหมาะสมกับงานและสมาชิกภายในทีมด้วย
3. ความล้มเหลวคือเรื่องปกติของ Agile
สิ่งที่ต้องมีใน Agile คือการยอมรับความผิดพลาด เนื่องจากหนึ่งในสิ่งที่อยู่ในกระบวนการ Agile คือ การตรวจสอบความผิดพลาดและแก้ไขได้ไวที่สุด ผู้ที่ทำงานแบบนี้ต้อง “ล้มไว ลุกไว” ก่อนที่ปัญหาต่างๆ จะบานปลาย ไม่ปล่อยผ่านจุดเล็กๆ ที่อาจขยายเป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตได้
4. มีความโปร่งใส
ทุกคนต้องรับรู้ความรับผิดชอบ ความคืบหน้าของทีมต่างๆ และความสำคัญของงาน รวมถึงบทบาทของผู้บริหาร เพื่อทำให้งานทั้งหมดดำเนินไปในทิศทางเดียวกับที่องค์กรต้องการ สามารถตรวจสอบเหตุผลของการกระทำต่างๆ ได้
คุณสมบัติที่ควรมีของ Agile ทีม
เพื่อการปรับองค์กรให้กลายเป็นแบบ Agile ที่สมบูรณ์ สมาชิกในทีมก็ต้องมีคุณสมบัติที่ดีด้วย เมมเบอร์หลายๆ คนอาจเคยชินกับการทำงานในรูปแบบเดิมๆ และวิธีการเดิมๆ แต่เพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น พวกเขาสามารถปรับตัวเองได้ง่ายๆ ดังนี้
พัฒนาเรื่องการสื่อสาร เมื่อต้องทำงานร่วมกับคนที่หลากหลาย เรื่องการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญทั้งจากคนในทีมและนอกทีมที่อาจแตกต่างทั้งวัยวุฒิและความคิด เพื่อให้งานสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
เก่งทั้งทำงานคนเดียว และทำงานเป็นทีม นอกจากสามารถทำงานร่วมกับทีมได้แล้ว ก็ต้องสามารถทำงานคนเดียวได้ รับผิดชอบโปรเจกต์หรือส่วนงานของตัวเองได้
พร้อมเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ นอกเหนือจากทักษะที่ตัวเองถนัด เมื่อเป็นการทำงานแบบ Agile ทำให้เราได้เรียนรู้ทักษะการทำงานใหม่ๆ นอกเหนือจากทักษะที่เราถนัดเพราะต้องทำงานร่วมกับทีม แบ่งหน้าที่ และช่วยเหลืองานกัน ถือเป็นโอกาสที่จะได้เรียนรู้ส่วนงานอื่น และเพิ่มทักษะด้านอื่นๆ
ข้อดีและข้อเสียสำหรับการทำงานแบบ Agile
ข้อดีของ Agile
ยืดหยุ่นและรับความเปลี่ยนแปลงได้ง่าย แก้ไขข้อผิดพลาดได้เร็ว
เน้นการทำงานเป็นทีมอย่างสร้างสรรค์ที่มีการปรับเปลี่ยนอยู่ตลอด การทำงานแบบ Agile สามารถตั้งทีมแบบข้ามแผนกกันได้ หากจบโปรเจกต์ได้รวดเร็วและเป็นประโยชน์กับงานมากที่สุด อาจช่วยลดภาระผู้บริหารลงได้
แสดงศักยภาพได้มากขึ้น ได้ทำงานกับคนหลากหลายแผนก นอกจากจะได้ฝึกการปรับตัวและ การสื่อสาร แล้ว ความสามารถหรือทักษะบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ต่อทีม เป็นช่วงเวลาที่จะแสดงความสามารถได้อย่างเต็มที่
ข้อเสียของ Agile
ไม่เหมาะกับโปรเจกต์ที่มีความเข้มงวด ด้วยการทำงานที่เน้นความรวดเร็วและว่องไว ผสานกับความยืดหยุ่น อาจจะเป็นจุดอ่อนที่ทำให้งานเสียหาย อย่างงานราชการ หรืองานที่มีขั้นตอนเฉพาะเจาะจง
อาจไม่ได้รับความร่วมมือจากพนักงาน สำหรับคนที่ยึดถือวิธีแบบเดิม เมื่อมาเจอการทำงานแบบ Agile สลับทีมไปมา อาจจะทำให้เครียดกว่าเดิมได้
องค์กรที่มีโครงสร้างเป็นลำดับขั้นชัดเจน อาจไม่เหมาะกับการทำงานแบบ Agile นัก เพราะการปรับเปลี่ยนทีมไปมา อาจจะวุ่นวายกว่าเดิม หากเป็นบริษัทเล็กๆ แบบ Startup หรือเอเจนซี การทำงานแบบ Agile อาจจะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพได้มากกว่า
แนวคิดการทำงานแบบ Flexible คืออะไร
ในยุคแห่งเทคโนโลยี การทำงานที่ยืดหยุ่นในด้านเวลาและสถานที่มีประโยชน์ต่อทั้งองค์กรและพนักงาน ผู้ดำเนินการบริหารแบรนด์ผู้ให้บริการพื้นที่สำนักงานชั้นนำระดับโลก(International Workplace Group) เผยว่าการดึงดูดและรักษาบุคลากรคุณภาพ มาจากงานที่มีความยืดหยุ่น เช่น เวลา สถานที่ ฯลฯ หลังจากมีการสำรวจโดยผู้เชี่ยวชาญกว่า 15,000 คน จากหลากหลายอุตสาหกรรมในกว่า 80 ประเทศทั่วโลก
Flexible Working คือ การทำงานยืดหยุ่น ที่ไม่มีข้อบังคับที่ตายตัว พนักงานสามารถเลือกเวลาและรูปแบบการทำงานที่เข้ากับรูปแบบการใช้ชีวิตของตนเองได้ เช่น การทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่นอกออฟฟิศ การทำงานนอกเวลา เป็นต้น หลังจากการแพร่ระบาดของ covid-19 หลายๆ องค์กรก็ถูกบีบบังคับให้ work from home บางองค์กรก็กลับไปสู่กิจวัตรเดิมๆ แต่องค์กรอื่นๆ ก็ตัดสินใจที่จะคงความยืดหยุ่นเอาไว้ Flexible Working จึงมีบทบาทมากขึ้นในปัจจุบัน โดยสามารถปรับได้โดยวิธีการดังนี้
การยืดหยุ่นเวลา (Flexible time/ Flexible working hour)
คือ ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น ซึ่งหมายถึงตารางเวลาที่ช่วยให้พนักงานสามารถเริ่มต้นและสิ้นสุดวันทำงานได้ตามต้องการ หมายความว่าพนักงานสามารถมาทำงานก่อนหรือหลังเวลาที่กำหนดได้ ตราบใดที่งานสำเร็จลุ่ล่วง เช่นอาจจะเริ่มงานตอน 11:00 และจบงานตอน 20:00
การยืดหยุ่นสถานที่ (Flexible workplace)
แทนที่จะกำหนดสภาพแวดล้อมหรือสถานที่ทำงานที่เข้มงวด ความยืดหยุ่นในสถานที่ทำงานจึงสามารถช่วยปรับได้ตามความต้องการของแต่ละบุคคล และสนับสนุนความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น เช่น การนั่งทำงานที่คาเฟ่ หรือ การอยู่ใน comfort zone อย่างที่พักของตนเอง
คุณสมบัติที่ควรมีของทีม Flexible
ในการทำงานแบบ Flexible ถึงแม้ว่าจะเน้นความสะดวกของตัวบุคคลเป็นหลักแต่การทำงานในบางงานยังคงมีการทำงานเป็นทีม ดังนั้นคุณสมบัติที่ควรมีของ Flexible ในการทำงานเป็นทีมพนักงานจะต้องสื่อสารและมีการตกลงลำดับความสำคัญและจัดตารางการคุยงานให้ตรงกันไปพร้อมกับการจัดตารางชีวิตประจำวันของตัวเองเ เพื่อการทำงานแบบยืดหยุ่นแต่ยังมีประสิทธิภาพที่ดีกว่าเดิม
ข้อดีและข้อเสียสำหรับการทำงานแบบ Flexible
ข้อดีของ Flexible
สร้างแรงจูงใจในการทำงานแก่พนักงาน ความยืดหยุ่นในการทำงานสามารถนำไปสู่ผลิตภาพ (productivity) ที่มากขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นได้
สุขภาวะของพนักงาน การศึกษาจำนวนมากแสดงให้เห็นว่าความยืดหยุ่นในการทำงานสามารถช่วยลดความเครียดและปรับปรุงสุขภาวะโดยรวมของพนักงานให้ดีขึ้นได้
ข้อเสียของ Flexible
ขาดแบบแผนในการทำงาน พนักงานที่ทำงานตามตารางงานแบบทางเลือกอาจรู้สึกว่าตนต้องมีวินัยในตนเองและแรงจูงใจมากขึ้น เพื่อจัดการกับเวลาและทำงานให้เสร็จลุล่วง
เกิดผลกระทบเชิงลบต่อวัฒนธรรมในสถานที่ทำงาน การจัดการงานแบบยืดหยุ่นทำให้ทีมมีโอกาสเจอหน้ากันน้อยลง
สรุปความแตกต่างระหว่าง Agile และ Flexible working
จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น ผู้อ่านจะเห็นได้เลยว่า การทำงานแบบ Flexible นั้นจะมีพนักงานเป็นศูนย์กลาง โดยให้ความยืดหยุ่นเรื่องเวลาและสถานที่เป็นหลัก พร้อมทั้งให้อิสระในการใช้ชีวิตและการทำงาน แต่การทำงานแบบ Agile จะเน้นตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง เน้นการทำงานเป็นทีมที่ยืดหยุ่น และให้ความสำคัญต่อผลลัพธ์ขององค์กรมากกว่า
ตัวอย่างองค์กรที่เปลี่ยนมาใช้ Agile และ Flexible
หลังจากที่ผู้อ่านได้ทราบแล้วว่าการทำงานแบบ Agile และ Flexible คืออะไร มีความแตกต่างกันอย่างไร ถัดมาจะมาแนะนำบริษัทชั้นนำที่นำรูปแบบการทำงานทั้ง 2 แบบมาปรับใช้เพื่อให้บุคลากรในองค์กรมีการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แสนสิริ
บริษัทชั้นนำด้านอสังหาริมทรัพย์ เป็นบริษัทที่มีรูปแบบการทำงานแบบ Agileโดยเริ่มก้าวสู่องค์กรแบบ Agile โดยปรับใช้กับ 3 ส่วนงานหลัก ได้แก่ ฝ่ายออกแบบฝ่ายก่อสร้างและฝ่ายการตลาด เพื่อช่วยกันระดมสมอง สร้างสรรค์ไอเดียใหม่ และตัดสินใจร่วมกัน จากที่แต่เดิมใช้วิธีแยกกันทำงาน ทำให้ช่วยลดระยะเวลาการพัฒนาโครงการได้จาก 6 เดือนเหลือเพียง 2 เดือน และประสิทธิภาพในการประสานงานเพิ่มขึ้นถึง 30% ช่วยตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ ทั้ง Gen Z และ Gen Y ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีได้เป็นอย่างดี
ศรีจันทร์สหโอสถ
เป็นบริษัทที่มีรูปแบบการทำงานแบบ Flexible โดยมีการเสนอสวัสดิการ Flexible Working Hour, Flexible workplace รวมถึงสวัสดิการ Co-Working Space ให้กับพนักงาน เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงศักยภาพออกมาอย่างเต็มที่พร้อมเติบโตแบบก้าวกระโดดไปด้วยกัน เพื่อดึงดูดและตอบสนองความต้องการของคนรุ่นใหม่อย่างเต็มที่
สรุป
แนวคิดการทำงานแบบ agile และ flexible นั้น จะสามารถช่วยให้องค์กรสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้เป็นอย่างดี โดยจะต้องเลือกปรับใช้วิธีที่เหมาะสมกับรูปแบบองค์กรของคุณ โดยพิจารณาข้อดีและข้อเสีย รวมไปถึงความเหมาะสมที่จะนำมาใช้บริหารการทำงานในองค์กร หารูปแบบที่ใช่ และเข้ากับองค์กรของคุณ เพื่อความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นกับองค์กรถึง รวมไปความพึงพอใจของพนักงานและลูกค้าที่จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพสูงสุด
ที่มา:
https://www.ttbbank.com/th/fin-tips/detail/agile-working
https://work.iwgplc.com/global-workspace-survey-2019
https://brandinside.asia/work-agile/
https://th.jobsdb.com
https://www.shiftbase.com/glossary/flexible-working#What+is+flexible+working%3F
https://www.greatplacetowork.com/resources/blog/what-is-workplace-flexibility-definitions-examples-from-top-workplaces
https://brandinside.asia/siri-campus-sansiri-new-office/
https://srichand.co.th/th/our-benefits